آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان: درک عمیق‌تر
به عنوان یک منشی اداری، شما مسئول موارد زیر خواهید بود:
- ارائه اطلاعات و اعمال قوانین: وظیفه شما ارائه اطلاعات دقیق و شفاف و همچنین نظارت بر اجرای قوانین و مقررات مربوطه است.
- راهنمایی و مشاوره دانشجویان و مراجعان دانشگاه: به دانشجویان و مراجعان دانشگاه در تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد نحوه رفتار صحیح و مطابق با اصول خدمات‌محوری و مشتری‌مداری یاری برسانید.
- انجام وظایف اداری و مدیریتی: وظایف اداری و مدیریتی مربوطه را با در نظر گرفتن صرفه اقتصادی و بهینه‌سازی فرآیندها انجام دهید.
- کسب دانش کافی در امور مالی و منابع انسانی: در زمینه‌های مالی و منابع انسانی، دانش و اطلاعات کافی را به دست آورید.
- استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی مدرن: تسلط بر استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی مدرن که در آموزش‌های حرفه‌ای امری رایج و ضروری است.
درک ماهیت آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان:
دوره آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان به صورت دوگانه برگزار می‌شود. در بخش تئوری این دوره که در مدرسه حرفه‌ای برگزار می‌گردد، با مبانی نظری و قانونی عملکرد دولت و اقدامات اداری آشنا خواهید شد. بخش عملی دوره نیز در یک اداره دولتی یا شرکت برگزار می‌شود و شما در آنجا نحوه انجام کارهای روزمره را فرا خواهید گرفت.
شرح وظایف در دوره آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان
دوره آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان طیف وسیعی از مهارت‌ها را به شما می‌آموزد که به کمک آن‌ها میتوانید وظایف مختلفی را در یک محیط اداری بر عهده بگیرید. برخی از مهم‌ترین مسئولیت‌های یک منشی اداری عبارتند از:
- سازماندهی و مدیریت دفتر: این شامل مواردی مانند مدیریت فایل‌ها، سازماندهی فضای اداری، تهیه‌ی لوازم مورد نیاز و اطمینان از کارکرد روان امور دفتر می‌شود.
- ارتباطات و مکاتبات (ایمیل‌ها، نامه‌ها، تماس‌های تلفنی): منشی اداری مسئول برقراری ارتباط مؤثر با همکاران، مشتریان و مراجعان است. این امر شامل پاسخگویی به تلفن، ارسال و دریافت ایمیل‌ها و نامه‌ها می‌شود.
- مدیریت داده‌ها (نگهداری بانک‌های اطلاعاتی، بایگانی اسناد): دستیار اداری باید با نرم‌افزارهای مربوطه برای ثبت، سازماندهی و بازیابی اطلاعات در بانک‌های اطلاعاتی و بایگانی اسناد آشنایی داشته باشد.
- حمایت اولیه از امور مالی و حسابداری: دستیار اداری در انجام امور اولیه‌ی حسابداری مانند ثبت فاکتورها، تهیه‌ی گزارش‌های ساده و کمک به امور مالیاتی از بخش حسابداری پشتیبانی می‌کند.
- خدمات و پشتیبانی مشتری: دستیار اداری اغلب نقطه تماس اولیه با مشتریان و مراجعان است. بنابراین، باید در برقراری ارتباط مؤثر و پاسخگویی به سوالات و نیازهای آن‌ها مهارت داشته باشد.
- آماده‌سازی و قالب‌بندی اسناد: دستیار اداری مسئول تهیه‌ی انواع اسناد اداری مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، صورتجلسات و ارائه‌ها است. تسلط بر نرم‌افزارهای اداری مانند Word و Excel برای این کار ضروری است.
- هماهنگی سفر و رویداد: سازماندهی سفرهای کاری، رزرو هتل و بلیط و برنامه‌ریزی برای برگزاری رویدادها نیز می‌تواند جزو وظایف یک دستیار اداری باشد.
- پشتیبانی اداری عمومی (پروژه‌ها، دستور جلسات، تقویم‌ها):منشی اداری از طریق مدیریت تقویم‌ها، تنظیم دستور جلسات و پیگیری پروژه‌ها، به سایر کارمندان و مدیران بخش اداری یاری می‌رساند.
همانطور که مشاهده می‌کنید، منشی اداری نقشی حیاتی در روان‌سازی امور و عملکرد بهینه یک سازمان ایفا می‌کند. این طیف وسیع از مسئولیت‌ها، شغل دستیار اداری را به گزینه‌ای جذاب برای افرادی تبدیل می‌کند که به دنبال حرفه‌ای پویا و پر‌مسئولیت در محیط اداری هستند.
برخی از دوره‌های محبوب دوره آوسبیلدونگ منشی اداری
۱- کارمند دفتری (Office Clerk):
این دوره آموزشی بر روی مدیریت و سازماندهی امور اداری تمرکز دارد و مهارت‌های لازم برای انجام وظایفی مانند مکاتبات، خدمات مشتری، کنترل داده‌ها و همچنین حسابداری را به کارآموزان می‌آموزد.
۲- مدیریت دفتر (Office Management):
هدف این دوره آموزشی تربیت کارآموزان در زمینه مدیریت دفتر است. فارغ‌التحصیلان این دوره با مهارت‌هایی مانند سازماندهی، ارتباطات، مدیریت پروژه و فرآیندهای اداری تجهیز می‌شوند تا بتوانند طیف وسیعی از وظایف اداری را بر عهده بگیرند.
۳- کارمند صنعتی (Industrial Clerk):
این دوره آموزشی به طور خاص روی نقش‌های دستیار اداری متمرکز نیست، اما آموزش گسترده‌ای را در زمینه‌های تجارت و امور اداری مانند تدارکات، قراردادها، حسابداری یا مدیریت نیروی انسانی ارائه می‌دهد. این دوره می‌تواند زمینه‌ای محکم برای تصدی موقعیت‌های اداری در بخش‌های صنعتی ایجاد کند.
۴- متخصص مدیریت رویداد (Event Management Specialist):
هدف این دوره آموزشی سازماندهی رویدادها است، اما همچنین شامل وظایف اداری مانند مدیریت بودجه، تدارکات و هماهنگی امور لجستیکی نیز می‌شود. این دوره برای افرادی که به نقش‌های اداری در صنعت برگزاری رویداد علاقه‌مند هستند، مناسب است.
مدت زمان دوره آوسبیلدونگ منشی اداری
مدت زمان دوره آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان به طور معمول بین دو تا سه سال است. زمان دقیق می‌تواند بسته به برنامه خاص و ارائه دهنده دوره متفاوت باشد.
به طور کلی، اکثر دوره‌های Ausbildung دارای مدت زمانی ثابت دو یا سه ساله هستند که ترکیبی از آموزش عملی در محل کار و آموزش تئوری در مدرسه حرفه‌ای (Berufsschule) است. در طول این مدت، کارآموزان ضمن شرکت در کلاس‌های درس برای یادگیری جنبه‌های تئوری این رشته، تجربه عملی در انجام وظایف اداری کسب می‌کنند.
سرفصل‌های خاص دوره آوسبیلدونگ منشی اداری
دوره آوسبیلدونگ منشی اداری، آموزش جامع و کاملی را به افرادی که به دنبال نقش‌هایی در امور اداری دفاتر هستند، ارائه می‌دهد. این برنامه که به مدت سه سال به طول می‌انجامد، کارآموزان را به مجموعه‌ای متنوع از مهارت‌های ضروری برای مدیریت کارآمد وظایف اداری مجهز می‌کند. در اینجا به سرفصل‌های خاص دوره در هر سال از Ausbildung اشاره شده است:
سال اول کارآموزی:
- آشنایی با شرکت
- معرفی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای اداری
- وظایف اولیه اداری (بایگانی کردن، سازماندهی لوازم، ورود اطلاعات)
- توسعه مهارت‌های ارتباطی (آداب تلفن، ارتباط نوشتاری)
- آموزش اولیه خدمات مشتری
سال دوم کارآموزی:
- شرکت در مدرسه حرفه‌ای برای آموزش تئوری
- وظایف اداری پیشرفته (به عنوان مثال، مدیریت تقویم‌ها و هماهنگی جلسات)
- ارتقاء مهارت در نرم‌افزارها و سیستم‌های اداری
- پذیرش مسئولیت بیشتر در مدیریت مکاتبات و ارتباطات
- افزایش مشارکت در فعالیت‌های خدمات مشتری
سال سوم کارآموزی:
- یادگیری اصول اولیه حسابداری و اصول حسابداری
- مشارکت در پروژه‌های اداری و کمک به بهبود فرآیندها
- گسترش دانش در مورد عملیات و بخش‌های تجاری
- ادامه تحصیل در مدرسه حرفه‌ای با موضوعات پیشرفته‌تر
- مسئولیت مدیریت وظایف اداری به صورت مستقل
- توسعه مهارت‌های حرفه‌ای در نرم‌افزارها و سیستم‌های اداری
- رسیدگی به مکاتبات و ارتباطات پیچیده‌تر، مانند تهیه اسناد و گزارشات رسمی
- بر عهده گرفتن نقش رهبری در تعاملات خدمات مشتری
- یادگیری هنر حسابداری و حسابرسی
- مشارکت در پروژه‌های با سطح بالاتر اداری و کمک به فرآیند تصمیم‌گیری
- ارتقاء درک از عملیات تجاری و هماهنگی بین بخشی
- ادامه تحصیل در مدرسه حرفه‌ای در زمینه‌های پیشرفته‌تر و تخصصی‌تر
نکات:
- این لیست سرفصل‌ها ممکن است بسته به برنامه خاص و ارائه دهنده دوره کمی متفاوت باشد.
- دوره‌های کارآموزی همچنین ممکن است شامل پروژه‌های عملی و کارگاه‌های آموزشی برای تکمیل آموزش تئوری باشند.
میانگین حقوق
به طور معمول، میانگین حقوق ناخالص کارآموزان “دستیار مدیریت دفتر بین‌المللی” در آلمان روند زیر را طی می‌کند: (متاسفانه اطلاعات دقیقی در مورد این نقش خاص در دسترس نیست، اما می‌توانیم میانگین حقوق دستیار اداری را در نظر بگیریم).
در سال اول، کارآموزان ممکن است حدود ۸۰۰ یورو در ماه درآمد داشته باشند. با رسیدن به سال دوم، این رقم ممکن است به حدود ۹۰۰ یورو در ماه افزایش یابد. در سال سوم آموزش، کارآموزان می‌توانند انتظار درآمد حدود ۱۰۰۰ یورو در ماه را داشته باشند. این حقوق و دستمزد، نشان‌دهنده جبران خدمات آن‌ها برای مشارکت در وظایف مدیریت دفتر بین‌المللی و همچنین افزایش تخصص آن‌ها در طول دوره Ausbildung است.
دانشگاه‌های دوره آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان
برخلاف تصور شما، دانشگاه‌ها در آلمان دوره‌های Ausbildung را ارائه نمی‌دهند. Ausbildung یک برنامه آموزشی دوگانه است که ترکیبی از آموزش تئوری در مدرسه حرفه‌ای (Berufsschule) و کارآموزی عملی در یک شرکت یا سازمان است.
با این حال، برخی از دانشگاه‌های آلمان ممکن است دوره‌های آمادگی برای قبولی در آزمون ورودی Ausbildung دستیار اداری یا دوره‌های تکمیلی مرتبط با این رشته را ارائه دهند.
اما برای گذراندن دوره اصلی آوسبیلدونگ منشی اداری باید به دنبال موقعیت‌های کارآموزی در شرکت‌ها، سازمان‌ها یا موسسات دولتی باشید.
در اینجا چند وب‌سایت برای یافتن موقعیت‌های آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان آورده شده است:
- Indeed.de
- Ausbildung.de
- Arbeitsagentur (Job Center)
- Lehrstellenradar
- Bundesagentur für Arbeit’s Ausbildung portal
همچنین میتوانید مستقیماً به وب‌سایت شرکت‌ها یا سازمان‌هایی که به آن‌ها علاقه‌مند هستید مراجعه کرده و فرصت‌های کارآموزی را بررسی کنید.
دانشگاه‌های مطرح آلمان:
اگرچه دانشگاه‌ها دوره‌های Ausbildung را ارائه نمی‌دهند، در اینجا لیستی از دانشگاه‌های معتبر آلمان را آورده‌ایم که ممکن است دوره‌های مرتبط با مهارت‌های اداری را ارائه دهند:
- دانشگاه لودویگ ماکسیمیلیان مونیخ
- دانشگاه فنی مونیخ
- دانشگاه هایدلبرگ
- دانشگاه هومبولت برلین
- دانشگاه گوته فرانکفورت
توجه داشته باشید: برای یافتن دوره‌های مرتبط با مهارت‌های اداری در این دانشگاه‌ها، باید به طور مستقیم در وب‌سایت آن‌ها جستجو کنید.
فرآیند درخواست برای دوره آوسبیلدونگ منشی اداری
فرآیند درخواست برای دوره آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان شامل چند مرحله‌ی اصلی است:
۱. تحقیق و شناسایی برنامه‌های Ausbildung:
- به دنبال برنامه‌های دوره آوسبیلدونگ منشی اداری که با علایق شما مطابقت دارند، بگردید.
- وب‌سایت‌های مختلف مانند IHK (اتاق بازرگانی)، HWK (اتاق اصناف) و وب‌سایت‌های شرکت‌ها و سازمان‌های مورد نظر خود را بررسی کنید.
۲. آماده‌سازی مدارک درخواست:
- یک رزومه حرفه‌ای و یک نامه‌ی درخواست متقاعدکننده برای هر برنامه‌ای که برای آن درخواست می‌دهید، تهیه کنید.
- سوابق تحصیلی و مدارک مربوطه را آماده نمایید.
۳. یافتن موقعیت‌های کارآموزی و ارسال درخواست:
- به دنبال موقعیت‌های کارآموزی دستیار اداری در وب‌سایت‌های کاریابی، وب‌سایت‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها و پورتال‌های Ausbildung باشید.
- درخواست‌های خود را بر اساس دستورالعمل‌های ارائه شده توسط هر سازمان ارسال کنید.
۴. شرکت در فرآیند انتخاب:
- در صورت قبولی در مرحله‌ی درخواست، برای مصاحبه و ارزیابی دعوت خواهید شد.
- در مصاحبه، خودتان را به خوبی معرفی کنید و مهارت‌های خود را به نمایش بگذارید.
۵. دریافت پذیرش و بررسی قرارداد:
- در صورت پذیرفته شدن، یک نامه‌ی پذیرش و قرارداد Ausbildung از شرکت دریافت خواهید کرد.
- شرایط و ضوابط قرارداد را به دقت مطالعه کنید.
۶. امضای قرارداد و شروع دوره Ausbildung:
- پس از توافق بر روی تمامی شرایط، قرارداد را امضا کنید.
- دوره Ausbildung را در تاریخ شروع توافق شده آغاز نمایید.
** نکات مهم:**
- تسلط به زبان آلمانی برای موفقیت در این دوره ضروری است. سطح مورد نیاز ممکن است بسته به برنامه‌ی خاص Ausbildung متفاوت باشد.
- حتماً دستورالعمل‌های درخواست را که توسط هر سازمان ارائه می‌شود، به دقت دنبال کنید.
- برای افزایش شانس موفقیت خود، توصیه می‌شود برای چندین برنامه‌ی Ausbildung درخواست دهید.
با دنبال کردن این مراحل و برآورده کردن الزامات، میتوانید دوره آوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان درخواست دهید و مسیر شغلی خود را در این زمینه آغاز کنید.
جمع بندی
دوره اوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان فرصتی عالی برای افراد علاقمند به کار در محیط اداری و کسب مهارت‌های تخصصی در این زمینه است. این دوره که به طور معمول دو تا سه سال به طول می‌انجامد، ترکیبی از آموزش تئوری در مدرسه حرفه‌ای (Berufsschule) و کارآموزی عملی در یک شرکت یا سازمان است.
مزایای شرکت در دوره اوسبیلدونگ منشی اداری در آلمان:
- کسب مهارت‌های عملی و تخصصی مورد نیاز برای کار در محیط اداری
- دریافت حقوق در طول دوره کارآموزی
- افزایش شانس یافتن شغل مناسب پس از اتمام دوره
- امکان ارتقای شغلی و کسب تخصص در زمینه‌های مختلف اداری
همچنین شما میتوانید جهت ثبت نام در این دوره ها اینجا کلیک کنید ویا با شماره زیر تماس بگیرید:
02188101536
مقالات مرتبط
بدون دیدگاه